ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt มีประโยชน์อย่างไร ?

ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ระบบการจัดการเอกสารและการเงินแบบดั้งเดิมที่ต้องใช้กระดาษจำนวนมากกำลังเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว หนึ่งในนวัตกรรมที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพให้กับองค์กรทั้งขนาดเล็กและใหญ่คือ ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt หรือระบบใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกำลังกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ภาคธุรกิจควรทำความเข้าใจและปรับใช้ให้ทันยุคทันสมัย

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt คืออะไร ?

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt คือ การจัดทำใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ แทนการใช้กระดาษ โดยจะต้องเป็นเอกสารที่จัดทำและส่งผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร เอกสารเหล่านี้ต้องมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และต้องเก็บรักษาไว้ตามเงื่อนไขของกฎหมาย เพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างถูกต้อง

ระบบนี้ไม่ใช่แค่การเปลี่ยนจากกระดาษเป็นไฟล์ PDF เท่านั้น แต่ยังรวมถึงขั้นตอนการส่ง การจัดเก็บ และการรายงานข้อมูลที่เป็นระบบและมีความปลอดภัยสูง ทำให้กระบวนการทางบัญชีขององค์กรมีความทันสมัยและเป็นไปตามมาตรฐานที่ภาครัฐกำหนด

ประโยชน์ของระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt

1. ลดต้นทุนการดำเนินงาน

หนึ่งในข้อดีสำคัญคือการลดต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับการจัดพิมพ์ การจัดส่ง และการจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ นอกจากนี้ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ เช่น พื้นที่จัดเก็บเอกสารและเวลาในการค้นหาข้อมูลย้อนหลัง

2. เพิ่มความถูกต้องและลดข้อผิดพลาด

เมื่อใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการจัดทำเอกสาร โอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อนหรือผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) จะลดลงอย่างมาก และสามารถตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารได้ทันที

3. ยกระดับภาพลักษณ์องค์กร

องค์กรที่ใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt จะดูมีความทันสมัยและน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นในสายตาของลูกค้า คู่ค้า และพันธมิตรทางธุรกิจ ช่วยส่งเสริมภาพลักษณ์ในด้านเทคโนโลยีและความโปร่งใส

4. สนับสนุนนโยบายภาครัฐ

การปรับใช้ระบบนี้สอดคล้องกับนโยบายการพัฒนาเศรษฐกิจดิจิทัลของประเทศไทย (Thailand 4.0) ซึ่งมุ่งเน้นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการขับเคลื่อนธุรกิจ ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ และส่งเสริมความโปร่งใสทางภาษี

5. สะดวกในการจัดการและตรวจสอบย้อนหลัง

เอกสารที่จัดทำในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถเรียกดูย้อนหลังได้ง่าย ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาแฟ้มเอกสาร อีกทั้งยังสามารถสำรองข้อมูลไว้ในระบบคลาวด์ หรือจัดเก็บอย่างปลอดภัยในฐานข้อมูลขององค์กร

6. เตรียมความพร้อมเข้าสู่ระบบภาษีดิจิทัล

ธุรกิจที่เริ่มต้นใช้ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt ถือว่าก้าวล้ำไปอีกขั้นในการเตรียมตัวเข้าสู่ระบบภาษีดิจิทัลที่กรมสรรพากรมีแผนผลักดันในอนาคต ซึ่งจะทำให้การยื่นแบบภาษีและการตรวจสอบข้อมูลภาษีเป็นไปอย่างราบรื่นและแม่นยำ

เหมาะกับใคร ?

ระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt เหมาะสำหรับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการ SME บริษัทขนาดใหญ่ หรือหน่วยงานราชการที่ต้องการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัย โดยเฉพาะธุรกิจที่มีจำนวนเอกสารจำนวนมากต่อวัน เช่น กลุ่มค้าปลีก กลุ่มโลจิสติกส์ หรือธุรกิจออนไลน์ที่มีการขายสินค้าผ่านแพลตฟอร์มต่าง ๆ

การนำระบบ e-Tax Invoice & e-Receipt มาใช้ไม่เพียงแต่ช่วยลดภาระงาน ลดค่าใช้จ่าย และเพิ่มความถูกต้องในการดำเนินธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นการปรับตัวให้ทันกับการเปลี่ยนแปลงของโลกธุรกิจดิจิทัลในอนาคต องค์กรใดที่ยังไม่เริ่มต้น ควรเริ่มทำความเข้าใจและเตรียมความพร้อมตั้งแต่วันนี้ เพื่อไม่ให้ตกขบวนในยุคที่ความรวดเร็วและเทคโนโลยีกลายเป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จ